電子取引とは

電子取引とは請求書や領収書などの取引書類を、紙ではなくペーパーレス(電子データ)で行う取引のことで、具体的には次のような取引があります。

① メールで受取った請求書や領収書などのデータ(PDF添付ファイルなど)

② インターネットサイトからダウンロードした請求書や領収書のデータ

③ クラウドを利用してダウンロードした請求書や領収書のデータ

④ FAXをペーパーレスにより受信したデータ

⑤ その他の方法により電子データで受取ったデータ

電子取引データは電子データで保存

電子取引により受取った電子データは、電子データのままで保存しなければなりません(強制です)。そしてその電子データが原本となります。

とはいえ電子データをプリントアウトしてはいけないというわけではありません。ここが誤解の多いところです。

要は電子データが原本となるので、その原本を電子データで保存しておけば良く、経理処理などを進めていく上でプリントアウト(原本のコピー)はしても良いのです。

紙での取引はどうなる？

請求書や領収書を紙で受取っている場合は次のようにすることができます。

1.紙取引の書類は紙の保存のままで良い

請求書や領収書などの取引書類を、従来のまま紙で受取っている場合は、その紙が原本となりますので、その紙をそのまま保存すれば大丈夫です。

2.紙取引の書類を電子データで保存することもできる(スキャナ保存)

紙で受取った書類をスキャナ保存することもできます(任意です)。

紙の書類を紙のまま保存するか、スキャナ保存するかは自由(任意)になっています。そしてその紙を原本として保存している場合は特に何も問題はありません。

ただその原本である紙を処分する場合は次のような条件が必要になります。

① タイムスタンプの付与

② 保存した電子データを訂正・削除する場合は、その訂正・削除の履歴があること

③ 取引年月日・取引先・取引金額などが記載されていること

④ 解像度など整然明瞭であること、その他一定の要件を満たしていること

紙を処分する場合は後で困ることのないようにしましょう。

帳簿の電子保存

従来は帳簿を電子保存する場合は、税務署に申請が必要でしたが要件が緩和され、現在は申請も必要なく自由(任意)に帳簿を電子保存できるようになりました。

なお帳簿を電子保存する場合には、システム関係書類(操作説明書など)を備え付けておく必要があります。

また訂正、加除履歴などを記録できる機能があるシステムの方が良いので、電子帳簿保存法に対応している会計ソフトを選んだ方が良いでしょう。

強制されるのは電子取引データのみ

電子帳簿保存法に規定されているのをまとめてみましょう。

① 帳簿は税務署の承認なしに電子保存することができる(任意)

② 紙の書類(原本)をスキャナ保存し、その原本の紙を処分することができる(任意)

③ 電子取引データは電子データで保存しなければならない(強制)

このように強制されるのは③の電子取引データのみとなり、①と②については選択するのは自由(任意)となっています。

また強制される③については全事業者が対象になっていますので、大企業や中小企業そして個人事業者などすべての事業者が強制ですのでご注意下さい。

<会計事務所から一言コーナー>

従来は請求書や契約書などの書類は、手書き又はパソコンで入力して紙でプリントアウトしてから郵送していたものですが、昨今はペーパーレス化が進み、請求書や領収書はPDFデータを添付してメールで送ったり、契約書は電子契約にしたりと態様が変化してきています。

また帳簿等の保存期間が最長10年間と大変長い期間の保存が必要になったことにより、保管場所に困っている企業も少なくないでしょう。

とはいえ書類を電子帳簿にて保存するには、管轄の税務署へ大変膨大な申請手続きが必要でしたので、なかなか進まなかったのが実情でした。

そういう意味では今回改正された電子帳簿保存法の要件緩和は、活気的なものであると考えられます。

とはいえスキャナ保存も含めた全てを電子保存しようとすれば、慣れないこともあって大変な労力になってしまい逆効果になってしまうかもしれません。

そんな場合は全てを電子保存するのではなく、まずは帳簿の中では一番ボリュームがあるとされる総勘定元帳を電子帳簿保存することから始めてみても良いでしょう。

やっかいなのは電子取引データを電子データ保存しなければならないことでしょう。

個人事業者から大企業までの全ての事業者が対象ではありますが、大企業は対応できるので法改正以前から既に実施済ですが、中小企業や個人事業者の大半が慣れないことなので戸惑っているかと思います。

請求書や領収書が一部の企業からは郵送で送られ、また一部の企業からはメールで添付して送られてくるという状態で、郵送分の請求書は紙の保存でもスキャナ保存でも自由ですが、メールに添付された請求書は電子データで保存しなければなりません。

また手頃な価格や店舗の営業時間を考慮する必要のないネット販売が充実している現在は、店舗側が宅配荷物の中に紙の領収書を同梱している場合は、紙の保存でもスキャナ保存でも自由ですが、ネットのサイトから領収書などをダウンロードする場合は電子データで保存しなければなりません。

法改正されたとはいえ、慣れるまでは時間がかかるでしょうね。